1. Veri sorumlusu ve kapsam
SAMKEP, kendi portal hesabı, hizmet başvurusu, müşteri iletişimi ve destek süreçlerinde kişisel verilerinizin amaçlarını ve işleme yöntemlerini belirlediği ölçüde veri sorumlusudur. Bu metin, söz konusu süreçler hakkında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca bilgi verir.
Müşterilerin hizmet kapsamında oluşturduğu veya ilettiği belgelerde yer alan üçüncü kişilere ait veriler bakımından tarafların sorumlulukları, fiilen yürütülen işlem ve ilgili hizmet sözleşmesine göre belirlenir. Müşteri işletmeler, kendi çalışanlarına ve müşterilerine yönelik aydınlatma yükümlülüklerini kendi süreçlerine göre yerine getirir.
2. Verileriniz ve toplanma yöntemleri
Portal girişinde kullanıcı adı ve şifre; başvuruda ad-soyad, firma unvanı, e-posta, telefon, hizmet tercihi ve isteğe bağlı VKN/TCKN; destek talebinde iletişim bilgileriniz ile konu ve mesaj içeriği kullanılır. Vergi veya kimlik numarası alanını, talebiniz için gerekli değilse boş bırakabilirsiniz. Mesajınıza gereksiz kişisel bilgiler, özel nitelikli veriler veya şifre eklemeyin.
e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-MM, e-SMM, e-Gider Pusulası, Ön Muhasebe ve e-Defter hizmetlerinde, seçilen ürünün gerektirdiği mükellef ve yetkili bilgileri, gerçek kişilere ait alıcı/satıcı bilgileri, belgeye konu işlem bilgileri ve iletim kayıtları ilgili hizmetin kapsamına girer. Bu kayıtlar müşteri veya yetkilendirdiği kişi tarafından sağlanır; kişisel veri içeren bölümleri bakımından veri koruma kuralları uygulanır.
Bilgiler, doldurduğunuz elektronik formlar, doğrudan gönderdiğiniz e-postalar, telefonla yaptığınız bildirimler ve hizmet ilişkisi kapsamında bize ilettiğiniz kayıtlar üzerinden elde edilir. Elektronik işlemler otomatik yollarla; yazılı kayıtlar ise bir veri kayıt sisteminin parçası oldukları ölçüde otomatik olmayan yollarla işlenebilir. İsteğe bağlı kampanya iletişimi için kullanılan bilgiler adınız, soyadınız ve e-posta adresinizle sınırlıdır.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Her işlem, amacı için gerekli bilgilerle ve ilgili hukuki dayanağın koşullarıyla sınırlı yürütülür. Aşağıdaki tabloda amaç ile hukuki sebep ayrı gösterilmiştir.
| İşleme amacı | İlgili bilgiler | Hukuki sebep |
|---|
| Hesaba erişim sağlamak, sözleşme kurulmasına ilişkin başvuruyu değerlendirmek ve talep edilen hizmeti yürütmek. | Hesap, kimlik, iletişim, firma ve hizmet tercihi bilgileri. | Gerçek kişi sözleşme tarafları için gerekli olduğu ölçüde Kanun m.5/2-c. Tüzel kişi müşteri yetkilileriyle iletişimde, koşulları sağlandığında ve hakları gözetilerek m.5/2-f. |
| Destek talebini yanıtlamak, sorunu incelemek ve müşteri iletişimini sürdürmek. | İletişim bilgileri, destek konusu ve mesaj içeriği. | Sözleşmenin ifası için gerekli işlemlerde m.5/2-c; diğer taleplerde gerekli ve ölçülü iletişim için, ilgili kişinin haklarına zarar vermemek koşuluyla m.5/2-f. |
| Yasal yükümlülükleri yerine getirmek, başvuruları yanıtlamak ve uyuşmazlıklarda hakları korumak. | İlgili yükümlülük veya taleple bağlantılı başvuru, iletişim ve işlem kayıtları. | Somut yükümlülüğe göre m.5/2-a veya ç; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması gerektiğinde m.5/2-e. |
| İsteğiniz üzerine e-posta ile kampanya ve hizmet tanıtımı göndermek. | Ad, soyad, e-posta adresi ve bu konudaki tercih kaydı. | Kanun m.5/1 kapsamında, bu amaç için ayrıca verdiğiniz açık rıza. |
Aydınlatma, açık rızadan ayrı bir bilgilendirmedir. Bu metni görüntülemek veya başvuru yapmak, kampanya izni verdiğiniz anlamına gelmez. İsteğe bağlı e-posta tercihini kabul etmeniz hizmet almanın koşulu değildir; tercihinizi her zaman geri çekebilirsiniz.
4. Verilerin paylaşılması
E-belge hizmet sağlayıcımız NİLVERA YAZILIM VE BİLİŞİM HİZMETLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile hizmetin başlatılması, ilgili e-belge işlemlerinin yürütülmesi ve hizmete ilişkin destek için gerekli bilgiler, kullandığınız hizmet ve yetkilendirme kapsamında paylaşılır. Ön Muhasebe, KEP ve e-İmza hizmetlerinde sağlayıcı bilgileri ile bu hizmete özgü veri aktarımı, seçilen ürünün sözleşmesi ve aydınlatmasında ayrıca açıklanır.
Yetkili kamu kurumlarına ve yargı mercilerine, hukuka uygun talepleri veya yerine getirilmesi gereken yükümlülükler kapsamında gerekli bilgiler sunulabilir. Yurt içindeki her aktarımda Kanun’un 8. maddesindeki şartlar ayrıca dikkate alınır. Paylaşım, ilgili amaç için gerekli kapsamla sınırlıdır.
Yurt dışı aktarım gerektiren bir hizmet işleminde alıcı, amaç ve uygulanacak mekanizma hakkında işleme özgü bilgilendirme yapılır. Kanun’un 9. maddesindeki yeterlilik kararı veya uygun güvence koşulları gözetilir; bunların bulunmadığı durumda istisnai aktarım yalnız kanunda belirtilen arızi hallerde mümkündür. Genel bir onay, düzenli yurt dışı aktarımının dayanağı olarak kullanılmaz.
5. Saklama ve sona erdirme
Saklama süresi; kaydın niteliğine, hizmet ilişkisine, ilgili yasal yükümlülüklere ve hakkın korunması için gereken süreye göre belirlenir. Bütün veriler için tek bir süre uygulanmaz. İşlemeyi gerektiren nedenler ortadan kalktığında kayıtlar mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Müşteri e-belgelerindeki saklama sorumlulukları, ilgili belge mevzuatı ve hizmet sözleşmesi kapsamında değerlendirilir.
6. Kişisel verilerinize ilişkin haklarınız
Kanun’un 11. maddesi kapsamında SAMKEP’e başvurarak:
- Hakkınızda kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenebilirsiniz.
- İşleme yapılmışsa buna ilişkin bilgi isteyebilirsiniz.
- İşlemenin amacını ve verilerinizin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
- Verilerinizin Türkiye’de veya yurt dışında hangi üçüncü kişilere aktarıldığını sorabilirsiniz.
- Eksik veya yanlış bilgilerin düzeltilmesini talep edebilirsiniz.
- Kanun’un 7. maddesindeki şartlar oluştuğunda silme veya yok etme isteyebilirsiniz.
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerinizi alan üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz.
- Yalnızca otomatik analiz nedeniyle aleyhinizde doğan bir sonuca itiraz edebilirsiniz.
- Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın karşılanmasını talep edebilirsiniz.
7. Başvuru ve yanıt
Talebinizi, bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@samkep.com.tr adresine veya imzalı olarak yukarıdaki şirket adresine iletebilirsiniz. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’deki diğer başvuru yöntemlerinden de yararlanabilirsiniz.
Başvurunuzda ad-soyad, yazılı başvuruda imza, T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk ve pasaport veya varsa kimlik numarası, tebligat adresi, varsa bildirime esas iletişim bilgileri ve talep konusu bulunmalıdır. Talebinizi açıklayan ilgili bilgi ve belgeleri ekleyebilirsiniz. Kimliğinizi doğrulamak için talebin gerektirdiği ölçüde ek bilgi istenebilir.
Başvurular talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; yanıt yazılı veya elektronik olarak iletilir. İşlem kural olarak ücretsizdir. Ayrıca maliyet doğarsa yalnız Kurulun belirlediği tarifedeki ücret uygulanabilir.
Resmî bilgi: KVKK kapsamındaki haklarınız · Yurt dışına aktarım düzeni